ВСЁ В ОДНОМ

Инструменты в системе CRM

Работа с электронной почтой

Основные сведения

Telcom CRM даёт возможность интегрирования почтовых элементов в процесс работы с пользователями. С помощью такой функции можно отправлять предложения клиентам, пересылать письма из офисных приложений и принимать информацию с e-mail.

Для осуществления отправки данных нужно будет лишь провести интеграцию доступа к серверу исходящей почты. Кроме того, потребуется установить доступ к отдельному серверу для каждого клиента персонально.

Telcom CRM - отправка emailОтправка писем

Для совершения такого действия в Telcom имеется 3 варианта:

  • с окна детального вида заявок, контактов и контрагентов;
  • из списка получателей или создание электронной почты в форме конверта;
  • в меню ссылка на пользователя заносится вручную.

Telcom CRM - отправка emailПеред осуществлением отправки, нужно провести настройки доступа к серверу исходящих писем. Перечень полей будет содержать такие сведения:

  • кому – вписать адреса получателей;
  • копия – занести контакты, отсылаемых копий;
  • тема – задаётся тема, также имеется возможность прикрепить файл не более 5 мегабайта;
  • скрытая копия – задать вспомогательные e-mail, которые не будут видны другим пользователям;
  • сообщение – внести текст (для придания улучшенного оформления можно воспользоваться функцией редактирования дизайна).

Также система может сохранить образец стандартной подписи и будет прикреплять автоматически к каждому письму. Чтобы создать такую функцию, нужно перейти в «Мои настройки», находящиеся в системной навигации, и внести персональные настройки.

Перечень модулей исходящих e-mail:

  • выбрать шаблон – для этого необходимо изначально создать и сохранить шаблон в системе, который в нужный момент можно будет использовать с введённой ранее подписью;
  • отправить – назначить пользователя, отвечающего за электронную почту (ему будут автоматически отсылаться копии сообщений);
  • отменить – при отмене операций с письмами все изменения полностью утрачиваются;
  • сохранить – система позволяет записать сообщение и при этом не отсылать текст, при необходимости его можно найти на главной странице e-mail.

Telcom CRM - отправка emailРассылка массовых электронных сообщений

Система CRM позволяет одновременно отсылать письма сразу нескольким пользователям. Для этого нужно задействовать функцию массовой отправки пользователям Telcom:

  • создать окно пользовательского вида из списка заявок или контактов;
  • сохранить внесённые настройки;
  • выбрать требуемые контакты, которым будет отсылаться рассылка, нажать на другое. Далее откроется новый вид окна, где указывается основной и дополнительный адрес, после чего выдаётся панель для подготовки сообщения;
  • после внесения текста нажать на «Отправить e-mail» (ссылки на дубликаты будут сохранены и показаны в окне детального вида и у самих контактов).

Для сохранения данного письма без отправки к адресату имеется возможность воспользоваться модулем «Сохранить как черновик».

Telcom CRM - отправка emailПолучение электронной почты

Telcom позволяет принимать письма прямо в системе. Для этого потребуется провести наладку к доступу сервера e-mail с помощью меню «Инструменты», «Менеджер почты» (такая функция не затребует администраторских прав). Далее будут доступны такие действия:

  • создать – изменение письма;
  • черновик – открытие папки черновики;
  • обновить – осуществление обновлений;
  • настройки – настраивание сервера сообщений (данная функция задаётся исключительно администратором Telcom).

Панель «Менеджер почты» включает в себя набор папок с входящими письмами и модулями: важное, все сообщения, отправленные, корзина, черновики, спам и другие.

Если необходимо получать почту в офисных приложениях, тогда нужно будет выполнить интеграцию: Outlook, Thunderbird. Важно учесть то, что все отправляемые письма не проходят проверку на возможные вирусы и вредоносные коды, поэтому для защиты потребуется дополнительная установка антивирусной программы.

Telcom CRM - настройка emailДля выполнения настроек электронных писем нужно выбрать иконку в виде шестерёнки, и после заполнения полей, кликнуть на «Сохранить». Если понадобиться связать адреса с модулем системы, тогда потребуется открыть полученное письмо и кликнуть на «Действие».

Письма, полученные от контактов, зарегистрированных в системе Telcom CRM, позволят совершать такие действия:

  • создать задачу;
  • написать комментарий;
  • проработать обращение;
  • прикрепить письмо и т. д.

Telcom CRM - получение emailСообщения, полученные от пользователей, незарегистрированных в системе, будут иметь такие поля: добавить контакт, контрагента, событие, задачу, сделку и другие.

Сканер писем

Функция рассчитана на сканирование писем e-mail и формирование их в Telcom. Перед осуществлением такого действия необходимо предоставить сведения об электронной почте (максимально можно создавать не более 3 ящиков).

Telcom CRM сканер почтыЧтобы задать почту, нужно кликнуть на модуль «Другие настройки», далее выбрать «Сканер» и «Создать почтовый ящик». Заполнить поля (наименование, от кого или кому пришло сообщение, тело и тема), перейти к выполнению следующего этапа (создать, обновить заявку, добавить контакт), указать предпочитаемую папку для обработки. По завершении нажать на «Сканировать сейчас».

Telcom CRM сканер почты

SMS-уведомления

Основная информация

При помощи данной функции имеется возможность максимально оперативно и эффективно контактировать со всеми пользователями в системе Telcom, что вызовет доверие у потенциальных заказчиков, и существенно повысит количество обращений и продаж.

Telcom CRM настройка SMSНастройки SMS-сервера

Для отправки СМС-сообщений, нужно настроить сам сервер:
• зайти в меню «Менеджер модулей», навести на «SMS-уведомления», в выпадающем окне «Настройки» выбрать «Конфигурация сервера»;
• нажать на модуль «Новая конфигурация»;
• в образованном окне указать сведения о поставщике СМС (точное значение для формирования полей необходимо уточнить у поставщика).

Telcom CRM отправка SMSОтправка SMS-писем

Для этого необходимо открыть список заявок и контрагентов, выбрать интересующий контакт (можно даже выбирать сразу все), кликнуть на модуль «Далее» и «Отправить».

Telcom CRM статус SMSСведения о СМС-сообщениях

Все отправленные письма будут доступны в уведомлениях. При помощи такого модуля можно просмотреть дату и время отправки, информацию и статус (для его проверки потребуется кликнуть на «Ещё» и выбрать «Проверить статус»).

Звонки IP-телефония

Основная информация

Система Telcom обладает облачной АТС, многоканальными номерами, что позволяет выполнять следующие действия:

  • осуществлять звонки;
  • связать обращения с контактом;
  • просматривать историю и прослушивать записи;
  • уведомлять пользователей о поступивших звонках, сообщениях и другом.

Telcom CRM телефонияСинхронизация модуля телефонии

Для применения такой функции нужно провести интеграцию приложения:

  • в меню «Настройки CRM» выбрать «Менеджер модулей», далее кликнуть «Звонки» и «Настройка конфигураций»;
  • в образованном окне необходимо внести сведения, полученные от администратора;

Telcom CRM телефония

  • на случай, если потребуется настроить пользовательский доступ к функциям модуля интеграции с IP-телефонией, в меню «Мои настройки» необходимо будет указать номер внутренней линии.

Telcom CRM телефонияВ системе сохраняются лишь те вызовы, которые относятся к зарегистрированным пользователям Telcom.

История звонков

Для просмотра сведений вызовов контактов нужно войти в детальный вид записей и кликнуть на модуль «Звонки». Система выдаст номера всех зарегистрированных участников Telcom.

Telcom CRM телефонияВыбрав определённого пользователя, можно будет просмотреть полную информацию о звонивших контактах: тип звонка, имя и фамилию клиента, статус, время начала и завершения вызова, продолжительность, кем создан, источник и другое.

Telcom CRM телефонияВыполнение вызова через систему

Звонок через SIP-телефон осуществляется автоматически после нажатия необходимого номера в карточках заявки, контактов и т. д. В правом углу выйдет окно, которое отобразит статус сообщения. После снятия трубки система сразу начнёт записывать его историю.

Telcom CRM телефонияУведомление о звонках

При входящем вызове на SIP-телефон системы с правой стороны браузера появится окно. Если окажется, что пользователь зарегистрирован в Telcom, тогда отобразится его имя, а также кто ответственный и кому предназначено обращение. Но если контакта нет в базе, тогда можно будет сформировать о нём новую запись.

Telcom CRM телефония звонки

Применение PDF-шаблонов

Основные сведения

В Telcom такие шаблоны считаются удобным функционалом для создания печатных форм: заказов, счётов, актов и другие. Чтобы просмотреть сведения, провести корректирование, сформировать новый элемент, потребуется зайти в меню «Инструменты» и выбрать модуль «Шаблоны PDF».

Telcom CRM шаблоны PDFФормирование шаблонов

Для работы над этим функционалом нужно перейти на страницу редактирования в области свойств и изменений. Далее внести такие сведения:

  • название – выбирается наименование;
  • величина заголовка – устанавливается шрифт;
  • модуль – выбирается из выпадающего списка;
  • размер колонтитула – назначается величина пикселя;
  • юридическое лицо – задаётся из выпадающего списка;
  • ориентация страницы – ставится значение из предлагаемого перечня.

После заполнения полей потребуется нажать на «Сохранить».

Telcom CRM шаблоны PDFБлоки шаблонов предложений, счетов, заказов

Подобные шаблоны печатных документов состоят из таких блоков:

  • header – размещается в верхней части страницы текстового документа, в основном применяется для выбора шапки;
  • table_head – используется перед самой таблицей продукции или услуг, устанавливается для выделения шапки таблицы;
  • table_row – устанавливается для каждого элемента товара или услуги;
  • summary – помещается в конце таблицы для итоговой суммы сделки и налогов;
  • ending – вводится для выдачи подписей и прочих элементов завершающей стадии;
  • footer – устанавливается в самом конце документа.

Стандартные блоки шаблоны заявок, сделок

Состоят из двух основных элементов:

  • header – значение используется в самом вверху страницы, устанавливается для придания шапки;
  • content – формируется основное тело в PDF-формате.

Используемые подставляемые переменные

Шаблоны PDF дают возможность устанавливать в печатных документах значения, которые будут изменяться при выдаче из протокола Telcom CRM. Здесь для каждой записи имеются свои определённые наборы переменных с такими назначениями:

  • собственная организация: orgAddress – адресат, orgCity – город, orgDirector – директор;
  • ответственный по записям: owner_user_name – пользователь, owner_user_admin – администратор;
  • модуль счётов: invoice_ invoicedata – дата, invoice_customerno – номер заказчика;
  • поставщиков: vendor_ vendorname – имя, vendor_email – электронная почта;
  • закупок: purchaseorder_no – номер, purchaseorder_postatus – статус;
  • сделок: potential_ potentialname – наименование, potential_no – номер, potential_amount – общая сумма;
  • заказов: salesorder_subject – наименование, salesorder_carrier – доставка;
  • предложений: quote_no – номер предложения, quote_modifiedtime – редактировано;
  • товаров: product_ productname – название, product_serial_no – номер;
  • контактов: contact_salutationtype – заявка, contact_phone – телефон;
  • блоков table_row: productNumber – номер, productName – наименование;
  • summary: summaryDiscount – скидка, summaryGrandTotal – всего и другое.

Создание штрихкода

При формировании используются такие значения кодов: одно- и двухмерные.

Одномерные (1d) будут поддерживаться в таком формате:
• Code 48 Extender – C48E;
• UPS-B – UPSB;
• KIRK – KIRK и т. д.

Двухмерные (2d), будут поддерживаться в форме:
• QR-CODE Low error correction – QRCODE,L;
• QR-CODE Medium error correction – QRCODE,M и т. д.

Далее к каждой переменной добавляется суффикс в виде кода обозначения и стандарта.

Дополнительные инструменты

RSS-ленты

Функция предназначена для новостной ленты свежей информации в виде заголовков или небольшого фрагмента текста. В основном используется для рекламы в бизнесе или главных новостей в СМИ.

Пользователи TelcomCRM также могут использовать такую функцию, только для этого нужно провести наладку: зайти в меню «Другое», далее выбрать «RSS-ленты», выделить важные категории и занести их адреса в систему.

Telcom CRM RSS лента настройкиНаши ресурсы

TelcomCRM даёт возможность связывать свои веб-проекты с другими подобными ресурсами, интересными для бизнеса. Поэтому пользователям не обязательно выходить из системы, для просмотра сведений о клиентах, конкурентах, а также своего сайта или работы с заявками. Чтобы получить такие возможности, нужно зайти в меню «Инструменты», выбрать модуль «Наши сайты» и поместить ссылку в «Избранные».

Telcom CRM веб-сайты настройкиTelcom CRM сайт в CRMКорзина

Все удалённые записи поступают в корзину, выполняющей функцию архива, и в нужный момент из неё можно извлечь и восстановить помещённые туда файлы. Для восстановления данных необходимо зайти в меню «Инструменты», кликнуть на «Корзина» и в левой стороне списка выбрать модуль «Контакта, Контрагента или другого». Далее выделить нужные данные и нажать на восстановление. Только администратор вправе использовать операцию по очистке корзины, ведь такая процедура удалит файлы безвозвратно, а также все сведения о сделках связанных с ними.

Telcom CRM корзина настройки

Консультант - WhatsApp