ВСЁ В ОДНОМ

Общая информация в Telcom CRM

После запуска системы Telcom CRM, в зависимости от отрасли и бизнес-процессов в компании, администратор может отключать или задействовать некоторые элементы модулей. Весь перечень включённых функций можно просмотреть, если кликнуть на иконку навигации в выпадающем меню, расположенную слева в верхней части.

Страница модуля – отображение списка с фильтрами

Состоят из таблицы с указанием в строках объектов, разделённых по времени занесения. Перечисление или фильтрование списков по параметрам, можно изменять на своё усмотрение, только при создании нужно фильтра рекомендуется присваивать небольшое уникальное имя.

Telcom CRM

  • 1. Опция создания списка фильтров модуля по определённым критериям.
  • 2. Опции списков: найти дубликаты, экспорт, массовое изменение, добавление комментария, удаление списка и тд.
  • 3. Опция перехода к другому модулю для быстрого создания информации.
  • 4. Опция создания нового элемента в модуле.
  • 5. Опция импорта базы, например загрузка списка в текущий модуль.
  • 6. Опция настройки модуля: поля, списки, нумерация, обработчик, веб-формы и тд.
  • 7. Навигация перехода на страницы списка.
  • 8. Опция управления заголовками стобцов списка по выбранным полям.
  • 9. Поиск по ключевым словам полей в столбцах.
  • 10. Общий список модуля.
Карточка объекта – сводная информация

Подробная карточка объекта отображает важную информацию списка. Здесь каждое поле играет свою роль (аналитика, статус, флажки и т. д.), оно может быть отредактировано или удалено администратором на его усмотрение.

К примеру, нажав на кнопку «Подписаться», можно запустить подписку на запись любого модуля. И если другой пользователь провел редактирование, на почту подписанного пользователя придёт оповещение о проведённых изменениях.

Также желательно перед началом работы удалять самостоятельно ненужные фрагменты и добавить самые необходимые. Сразу провести настройку полей, разместить удобно элементы, определить отображение по блокам на карточке или для массового ознакомления.

Telcom CRM

  • 1. Название Контрагента (модуль – контрагенты) или название объекта в зависимости от выбора модуля.
  • 2. Основные опции управления объектом, на примере – Контрагентом: редактирование, удаление, создать реализацию, акт, платёж, отправить email, sms, изменить ответственного, добавить событие, задачу, подписку и тд.
  • 3. Навигация для перехода на следующий объект (для примера следующий контрагент).
  • 4. Опция перехода на подробный вид объекта (контрагента), открываются все значения полей карточки.
  • 5. Навигация иконок для перехода на основные модули с которыми может быть связана карточка.
  • 6. Основные ключевые поля для работы, администратор может настроить индивидуально под конкретную отрасль бизнеса.
  • 7. Опция планировщика связанная с карточкой (контрагентом), для удобного добавления задачи или события.
  • 8. Опция комментариев от сотрудников относительно данной карточки(контрагента).
  • 9. Опция добавления к карточке (контрагенту) необходимых документов, любые файлы до 5 Мб.
Детализированный вид карточки

При ознакомлении с элементом «Подробная» на странице не будут показаны связанные объекты, а лишь отображены имеющиеся поля в карточке.

Telcom CRM

Подробный просмотр карточки и добавление объединённых объектов.

Вся имеющаяся информация в Telcom CRM не будет изолированной, каждый из объектов (модулей) ссылается в последовательности на другой, сквозным процессом. Что делает эту систему наиболее мощным инструментом, который не только получает и хранит информацию, но и оперативно анализирует все связанные данные.

Например, если с организацией задействовано большое число контактных лиц, связанных с множеством завершённых сделок или находящихся в процессе исполнения, чтобы получить контрагенту соответствующую информацию, система Telcom CRM реализует функционал связанных элементов. Для этого нужно будет выбрать в навигации иконку модуля или нажать «Далее».

Создание и редактирование карточки

Такая форма предназначена для внесения сведений об объекте. Переход на неё происходит при создании или выборе любой карточки, далее «Изменить».

Telcom CRM

Внимание: имеются некоторые поля, которые не поддаются редактированию, так как они не активны.

Форма быстрого создания.

При разработке записей уходит много времени. Поэтому для эффективной работы, необходимо как можно быстрее внести основные записи, а дополнить информацией лучше будет потом.

Telcom CRM

Чтобы задействовать её, нужно в правом верхнем углу панели выбрать функцию иконка +. В ней будут отображены не все поля для редактирования, если необходимо расширить функционал, настройки нужно провести в «Менеджере модулей».

Telcom CRM

Настройка и редактирование карточки модуля

У всех компаний имеются свои понятия, какие именно функции и свойства им необходимы, поэтому настройки происходят под каждый бизнес индивидуально. Система Telcom CRM даёт возможность администратору вносить коррективы и менять внешний вид страниц пользователей: отображение и порядок полей, какие можно скрыть или добавить. Подобные настройки происходят в «Менеджере модулей», внесение изменений проводится только пользователем, имеющим разрешённые права.

Работа со списками (каталогами) модуля

При работе с этой навигацией отобразятся сразу все сохранённые данные. Но со временем объём заполнения может стать слишком большим для просмотра. А из-за лимита разрешения экрана могут отобразиться не все элементы.

В этом случае необходимо провести адаптацию списков под индивидуальные запросы пользователей и организации. Создавать подобные каталоги можно в неограниченном количестве. Это и будет наиболее действенный способ для работы с большим объёмом данных и получения результатов.

Как создать списки (каталоги) при помощи фильтров.

Для работы со списками на примере списка Сделки необходимо нажать на «+» в левом сайтбаре, после чего откроются все возможности создания индивидуального вида модуля. Теперь нужно задать параметры:

  • содержимое заголовков столбцов для отображения;
  • временной показатель (когда были проведены изменения);
  • операции со сведениями, связями (находящимися в Telcom CRM).

Telcom CRM спискиПодобные списки значительно облегчают работу. Но если будут иметься ошибки при заполнении, это может повлечь за собой череду неприятных последствий. Поэтому неопытным пользователям лучше начать с простых изменений и очень внимательно проверять все занесённые сведения.

Для начала лучше использовать такую методику:

  • присвоить модулю короткое уникальное имя;
  • выбрать содержание, (рекомендуется из-за ограниченного ресурса экрана использовать не слишком много колонок, например не более 8);
  • установить фильтр по дате (задать логическую операцию, сортирование сведений).

При выполнении расширенного фильтра в поле «Ответственный», соответствующей учётной записи администратора, нужно внести учётное имя. А при необходимости провести фильтрацию объекта по пустому значению или внести «NULL».

Также можно установить галочку “Включить в основные показатели” на главную панель. С помощью данной функции задаются основные показатели, открывается доступ для других пользователей системы, нажав на кнопку «Сделать публичным». По окончанию всех настроек кликнуть «Сохранить».

Основные показатели, главные критерии

Расположены на «Главной странице». Показывают все важные значения, находящиеся в системе Telcom CRM, которые назначаются пользователями. Если в модуле выделено поле «Включить в основные показатели», значит, и система их будет автоматически определять как часть особо важных показателей.

Telcom CRM - ключевые показателиИспользуются, чтобы узнать количество предложений, отправленных клиентом, открытых сделок, находящихся в процессе. А также наблюдать за образовавшимися ошибками в работе, следить за продажами, узнавать новые обращения клиентов.

Функция глобального поиска в списках

Например, если в подобных списках имеется слишком много обращений, контактов, такая функция поможет быстро обнаружить нужную информацию. Для этого в поле навигации необходимо задать значение контрагента, сделки или контакта. Также включается поиск по фамилии, организации, контактным номерам. Выставляется первоочерёдность по алфавиту или столбикам в записях. После чего откроется окно «Расширенный поиск», позволяющий внести сразу несколько критериев для сканирования.

Telcom CRM - поиск

Работа с записями модуля

В верхней левой части страницы расположен навигация меню «Далее». Оно позволяет работать сразу с несколькими элементами, но для редактирования необходимо их выделить галочками. Появятся в выпадающем меню следующие опции: отправить SMS, email, добавить метку, изменить ответственного, найти дубликаты, слияние выбранных записей, экспорт выбранных данных в файл.

Telcom CRM - записиУ каждой записи в отдельности есть дополнительные опции: быстрый просмотр (глазик),подписаться (звёздочка), если кликнуть на кнопку в виде трёх точек, после чего появятся доступные действия: просмотр карточки, редактировать, стереть.

Telcom CRM

Массовое редактирование записей

Выбрав сразу несколько элементов галочками и нажав на опцию «Изменить», появится усовершенствованная возможность. Всем значениям, заполненным в модуле, присваиваются одинаковые записи, а пустые сохранятся без изменений.

Telcom CRMРаботать с такой функцией нужно предельно аккуратно, ведь неправильное заполнение повлечёт невосполнимые потери. Также ещё необходимо учитывать, что весь товар имеет уникальный код, поэтому его лучше сразу исключить из подобного списка администратором.

Экспорт/импорт базы, каталога

После запуска системы необходимо установить все имеющиеся данные о компании. При помощи подобной функции легко выполняется обмен офисных приложений с системой и перемещаются все необходимые сведения о контрагентах, контактах, обращениях.

Для экспорта нужно открыть страницу модулей «Обращения», «Контакты», «Контрагенты», кликнуть на «Далее» и выбрать «Экспорт». Для импорта выполняется тот же самый вариант, что и предыдущий, только выбирается функция «Импорт». Но такие методы доступны, если они открыты системным администратором.

Telcom CRM

Импорт сведений

Кликнув на «Импорт» выдаётся окно.

Telcom CRMПервое действие. Проводится выбор файла, расположенного на диске компьютера и указываются сведения перемещаемого фрагмента. По умолчанию можно внести не более 499 контактов (но на усмотрение администратора количество возможно и увеличить). Если нужно переместить больше данных, тогда файл, поделить на части и осуществить подобную процедуру в несколько этапов.

Все данные, которые нужно обязательно заполнить в поля, обозначаются специальным знаком «*» в форме занесения контактных сведений. После проведения всех действий, удовлетворяющих требованиям, можно сразу приступить к загрузке.

Параметры загружаемого файла:

  • тип – csv и vcard;
  • кодировка – UTF-8, ISO-8859-1, Windows-1250-1258;
  • разделитель – запятая, точка с запятой, исключительно для csv;
  • заголовок – также для csv.

Telcom CRMВторое действие. Проводится для обработки продублированной записи, задаются поля, по которым сравнивается информация на идентичность. При нахождении копии, её можно будет оставить без изменений или переделать.

Telcom CRMТретье действие. В окне задаётся соответствие между переносимыми полями и системой Telcom CRM. Такую функцию не нужно задавать к имеющимся полям. Если в дальнейшем необходимо проводить многократное импортирование данных, система разрешает сохранять избранные соответствия. Для этого нужно поставить галочку «Сохранить как пользовательское соответствие», задав уникальное имя.

Telcom CRMПосле установки информации необходимо кликнуть на «Импорт». Далее появится окно с записями: импорт новых сведений и завершение. Но если записи пересозданы, перезаписаны или пропущены, тогда появится ссылка «Детали». Кликнув по ней, можно просмотреть все пропущенные, объединённые, сформированные записи. Если лимит записей превышен, тогда процедуру можно повторить ещё раз, выбрав «Импортировать ещё».

Внимание: если вы загружаете файл Контакты, где есть дополнительная информация о Контрагенте, то система будет создавать данные связанные между собой.

Данные для импорта

Перед началом работы, необходимо провести форматирование на соответствие с Telcom CRM.

1 требование. Все файлы должны иметь формат ASCll с правильно заполненными полями и разделёнными запятыми.

Данные для импорта должны отвечать таким критериям:

  • поля выделяются запятыми и заключаются в двойные кавычки;
  • вся важная информация полностью заполняется;
  • отсутствие недопустимых полей в виде пробелов;
  • числовые окна заполняются только цифрами без символов;
  • начало текста с заголовком;
  • дата и время указываются в формате 2018-05-05 01:02:03;
  • значения разделить строкой |##|;
  • логические поля с обозначением 1 – да, а 0 – нет.

Если не имеется набора для обращений, тогда нужно в пустые поля вставить двойные кавычки.

Пример CSV-файла: “Контрагент”,”Веб сайт”,”Тел.”,”Входит в группу”,”Доп.тел.”,”Адрес Email”,”Доп.Email”,”Отрасль”,”ИНН”,”КПП”,”Расч / счет”,”Кор / счет”,”Банк”,”БИК”,”ОГРН”,”Ген. Директор”,”Юридический адрес”,”Юридический а/я”,”Ю/А Город”,”Ю/А Область”,”Ю/А Индекс”,”Ю/А Страна”
“Авторадио”,”portal.aradio.ru”,”78314193185″,””,””,”pr@aradio-nn.ru”,””,”info@aradio-nn.ru”,”5260102892″,””,””,””,””,””,””,””,”ул. Большая Печерская, 32″,””,”Нижний Новгород”,”Нижегородская”,”603024″,”Россия”

2 требование. Все данные должны иметь специальную кодировку UTF-8, ISO-8859, CP 1251.

3 требование. Необходимо в файле настроить пользовательские поля. Если такие поля отсутствуют, то в базе они не будут определены, поэтому нельзя их использовать в дальнейшем.

Экспорт данных из CRM

Telcom CRMИнформацию для экспорта можно выбирать по таким категориям:

  • все записи;
  • отмеченные;
  • удовлетворяющие критериям;
  • вся информация на текущей странице без учёта поиска.

Все извлечённые сведения записываются в формате UTF-8, с разделителями на выбор: ,(запятая) ;(точка с запятой) I и ^. Возможно, для дальнейшего использования потребуется конвертация файла в нужную кодировку. Если потребуется выгрузить из системы контакты с названием организации или фамилией на букву «А», необходимо в строке задать соответствующий запрос в поиск для сортировки данных.

Данные для экспорта

Если имеются все необходимые права доступа, следует выбрать действие «Далее» и «Экспорт». Появится меню выбора (выделенные записи этой страницы или всех данных). Далее выбрать желаемое действие и кликнуть на «Экспорт контрагента». Появится окно для сохранения информации на компьютере. На случай, если офисная программа не поддерживает подобный формат, тогда потребуется конвертация файла.

Облако тегов

Оно помогает распределить записи системы Telcom CRM по категориям на основе пожеланий пользователей и рейтингов. Базируется от полученных данных, предпочтений и объективных сведений. Поэтому теги должны быть из одного слова и соответствовать своей категории.

Telcom CRM - Облако тегов

Консультант - WhatsApp