ВСЁ В ОДНОМ

Структура организации в CRM

Обзор

На основе полученных пользовательских данных имеется возможность управлять и контролировать доступ к Telcom CRM. И чем меньше будет задействовано персонала в компании, тем ограниченней требований к администрированию прав. А по мере расширения числа участников усложнятся и запросы к ним.

Поэтому, беря во внимание простые правила, Telcom CRM предлагает задавать следующие действия: кому запретить, а кому разрешить просмотр, редактирование, удаление или создание записей. Например: руководство предприятия не захочет, чтобы кто-то смотрел конфиденциальную информацию или менял каталог на своё усмотрение. И отсюда каждому участнику задаётся своя функция:

  • сотрудники по продажам работают со сведениями, относящимися к клиентам;
  • менеджеры просматривают и меняют цены на предлагаемый товар или представляемую услугу;
  • руководство обладает полным доступом ко всем данным.

В небольших организациях подобная функция возможно и не пригодится, обычно она используется лишь в больших компаниях. Но если имеется необходимость в ограничении, тогда в разделе пользователи и доступ нужно провести настройки по роли.

Внимание: рекомендуем при создании структуры организации, настраивать модули в следующем порядке: профиль -> роль -> пользователь -> группа -> совместный доступ.

Профили.

Каждый пользователь выполняет свою функцию: один отвечает за продажи, другой – оплату, а третий – поддержку. Поэтому здесь необходим определённый вид прав, который можно задать, зайдя в меню «Пользовательский доступ» и нажать «Профиль», после чего сразу откроется возможность детального вида для выполнения редактирования.

Telcom CRM - профильЕсли необходимо создать новый профиль, то сначала нужно выбрать функцию «Добавить профиль», задать ему уникальное имя и краткое описание. А далее провести настройку прав доступа для каждого модуля по отдельности и нажать «Сохранить».

Telcom CRM настройка профиля

Роли

Практически в любой компании существует своя организационная структура, которая разделена на небольшие отделы со своими ответственными начальниками и подчинёнными, ведущими разные бизнес-проекты. И для таких целей задаётся определённое должностное значение, назначаются разные профили с ограниченными или расширенными правами для каждого процесса по отдельности. И если в какой-то момент нужно провести изменение по отвязке или привязке профиля, тогда система Telcom даёт возможность осуществить редактирование «Роли», не используя при этом сам «Профиль».

Telcom CRM - РолиЧтобы задать действие, нужно выбрать функцию «Роль» и соответствующее действие (организация, директор, заместитель или менеджер по продажам). Здесь также можно создавать, редактировать, перемещать и удалять, передвинув курсор мыши на название назначения. При редактировании или создании необходимо задать уникальное имя, выбрать подчинение и привилегии согласно статусу.

Telcom CRM - роли

Пользователи

Все права определяются наделёнными полномочиями. Чтобы расширить роль пользователя и перевести на другую должность, необходимо в Telcom CRM задать ему новый статус. Для этого нужно открыть «Пользователи», выбрать профиль, нажать на три точки и провести действие. Если нажать удалить, тогда система потребует назначить ответственного.

Telcom CRM ПользователиНажав на профиль учётной записи, откроется детальный вид участника. Здесь можно изменить имя профиля и пароль, выбрав соответствующий пункт в меню другое. Сами права не будут показаны в системе, они задаются исключительно настройками компании или организации.

Telcom CRM сотрудникиТаблица содержит такие сведения:

  • участник – должен располагать уникальной записью и иметь открытый доступ, отвечающий его статусу;
  • администратор – может изучать, задавать настройки и менять все сведения;
  • пароль – каждому участнику задаётся как минимум 8-мизначный код, содержащий цифры, латинские заглавные и маленькие буквы (его необходимо менять каждые 40-50 дней);
  • персональные данные – всем участникам необходимо внести своё имя и фамилию, которое будет использоваться в качестве приветствия;
  • роль – значение наделяет определёнными правами пользователя;
  • почта – адрес e-mail будет использован для отправки уведомлений;
  • статус – позволяет узнать, активен или неактивен пользователь, если нет, тогда вход ему будет не доступен;
  • календарь – даёт возможность настройки функции по умолчанию;
  • обращение – задаются настройки и указываются обращения, которые должны быть отображены участнику;
  • валюта – выбирается наиболее подходящая категория денежных средств.

В дополнительной информации, указываются другие данные: должность, отдел, куда подчинён, вторая почта, номера телефонов, факс, формат даты и времени, примечание и фотография.

Если в компании большое количество сотрудников, то аккаунты можно массово загрузить в CRM через опцию “Импорт”.

Telcom CRM импорт

Группы

Для удобства работы больших компаний в Telcom CRM создаются специализированные группы и подгруппы. Сюда могут входить: пользователи, роли, подчинённые. Одни – отвечают за рекламу, другие – ведут торговлю, а третьи – обрабатывают заказы. Поэтому при назначении группы права доступа получают все пользователи, входящие в определённый отдел.

Telcom CRM - группыДля определения статуса может быть задан такой вид обобщения сотрудников по месторасположению, должностным обязанностям, общим интересам и т. д. Чтобы перейти на редактирование, необходимо нажать на кнопку «Группы», откроются все имеющиеся виды созданных сообществ. Выбрать нужную организацию, кликнув на функцию изменить. Далее выйдет детальное окно, в котором осуществляются настройки.

Telcom CRM создание группыПри создании нового сообщества, нужно выбрать «Добавить группу», задать статус, описание, критерии, роли и нажать «Сохранить».

Общий доступ

Telcom CRM в рамках компании даёт возможность установить права по умолчанию. Целью такой функции является осуществление администратором организации быстрых настроек по общей безопасности.

Права доступа дают возможность пользователям использовать все функции Telcom CRM, если это не ограничено профилем. Кроме того, можно установить лимит на уровне определённой группы. И для внесения подобных изменений, нужно кликнуть на «Применить правила», если просто просмотреть настройки, необходимо воспользоваться модулем «Совместный доступ».

Telcom CRM - совместный доступТипы допусков:

  • приватный – предназначен для владельцев и вышестоящих участников, которые могут изучать информацию, создавать, менять и удалять записи;
  • публичный (чтение) – даёт возможность просмотра данных без функции редактирования;
  • общественный (чтение, запись) – позволяет смотреть и изменять записи;
  • публичный (изучение, редактирование, удаление) – открывает более расширенный функционал.

Также важно учитывать, что:

  • права доступа по умолчанию по статусу ниже настроек профилей;
  • для модуля «Действий» установленное значение «Приватный» не позволят провести изменения;
  • в зависимости от установок, участники могут просматривать или удалять записи, если это не ограничено профилем в подгруппе;
  • чтобы открыть доступ «Контрагента»: ведения сделок, заказы на продажу или покупку, необходимо открыть функцию «Приватный» и иметь доступ хотя бы для чтения.

При помощи «Пользовательских прав общего доступа» администраторы могут задавать определённой категории групп свои значения: от роли к роли, от группы к группе, от роли к группе и другие. Правила общего доступа модулей создаются для обращений, контрагентов, сделок, заявок, сообщений, предложений, заказов и ведение счетов. Правила созданные для «Контрагентов» автоматически переходят и на модуль «Контакты».

Правила общего доступа

  • Такая функция только расширяет видимость.
  • Подобные правила не могут быть сделаны для совместного доступа между двумя участниками.
  • Применяются ко всем имеющимся данным и даже к тем, которые будут занесены позднее.
  • Для любой роли имеется возможность задавать неограниченное число правил общего доступа.
Журнал регистрации

Вышестоящий участник и администратор получает сведения о тех, кто имеет доступ к этой системе. В модуле можно просмотреть все совершённые ранее действия входа. Для этого нужно выбрать «Журнал регистрации в системе», выделить пользователя, после чего выйдет вся нужная информация.

Telcom CRM - логи история

HELP - WhatsApp